NHL Stenden versnelt digitale transitie met koppeling SharePoint-JOIN

“Dankzij de koppeling tussen SharePoint en JOIN kunnen we het beste van twee werelden combineren.”

- Jouke Jan de Jong, Business Information Manager NHL Stenden Hogeschool

Jouke Jan de Jong is al sinds 1993 werkzaam voor NHL Stenden, waar hij binnen de IT afdeling diverse rollen heeft vervuld, van applicatiebeheer  tot netwerkbeheer. Momenteel vervult hij de rol van Business Information Manager en fungeert hij als schakel tussen IT en de organisatie van de hogeschool. “Ik houd me vooral bezig met documentmanagement en archivering in JOIN”, vertelt Jouke Jan.

De overgang naar JOIN Cloud

Sinds 2006 maakt NHL al gebruik van Decos JOIN voor documentbeheer en postregistratie, maar door de fusie met Stenden in 2018 werd besloten om gezamenlijk JOIN als wettelijk archief in de Microsoft Azure Cloud onder te brengen. Volgens Jouke Jan bracht deze overgang verschillende uitdagingen met zich mee: “NHL werkte voornamelijk gecentraliseerd, terwijl Stenden gedecentraliseerd werkte. Dit leidde tot een dringende behoefte aan gestroomlijnde oplossingen voor de nieuwe fusie-organisatie.”

Automatisering en de koppeling tussen SharePoint en JOIN

Binnen de hogeschool bestond een duidelijke behoefte aan automatisering. SharePoint kreeg een steeds centralere rol in het proces, maar volgens Jouke Jan is het niet voldoende om alleen op een SharePointomgeving te vertrouwen: “SharePoint biedt nog niet genoeg op het gebied van data-integriteit en verantwoording op archiefniveau. Het is moeilijk om te garanderen dat het beoordeelde werk later niet is aangepast en SharePoint is niet gecertificeerd als digitaal archief en JOIN wel”. Daarom werd - in samenwerking met Doclogic - een geautomatiseerde koppeling tussen JOIN en SharePoint gerealiseerd om eindwerken van studenten op de juiste manier te archiveren. “Dankzij de koppeling tussen SharePoint en JOIN kunnen we het beste van twee werelden combineren”, zegt Jouke Jan. “We bieden onze gebruikers een laagdrempelige werkplek in SharePoint, terwijl we tegelijkertijd zorgen dat we de eindwerken compliant volgens de wet- en regelgeving archiveren in JOIN.”

Uitdagingen tijdens de implementatie

Het implementeren van de koppeling met SharePoint was geen gemakkelijke taak. Jouke Jan legt uit: “De standaard SharePoint-koppeling verbindt JOIN met één SharePoint-omgeving en haalt alles op, maar zo’n pull-request was bij ons niet wenselijk. We hadden een specifieke documentenbibliotheek waarin de gegevens moesten worden geüpload en opgehaald, terwijl de rest afgeschermd moest blijven. Idealiter hadden wij de informatie naar JOIN gepushed, maar dat was vanwege gebrek aan capaciteit niet mogelijk", aldus Jouke Jan.

Uiteindelijk heeft Jouke Jan een handige oplossing gebouwd met Microsoft Power Automate: “We hebben een structuur gecreëerd op basis van leerplanschema’s, die alle metadata bevat die de archivering van een eindwerk nodig heeft, zoals opleidings- en toetscodes etc. Met Power Automate heb ik het proces geautomatiseerd, zodat docenten en andere stakeholders toetsen en eindwerken kunnen plaatsen in SharePoint en de koppeling met JOIN op basis van onderliggende businessrules verzorgt dan de rest.”
“Belangrijk daarin was om een scheiding te maken tussen de werkomgeving voor onderwijs en het archief”, voegt de Business Information Manager toe. “Docenten moeten het eindwerk op de juiste plek kunnen zetten, zonder dat ze direct in het archief zitten te werken.”

Verantwoordelijkheid en beheer van de SharePointomgeving

De SharePoint-omgeving wordt beheerd door de desbetreffende opleiding, die verantwoordelijk is voor de structuur aan het begin van het jaar, gebaseerd op het leerplanschema. Jouke Jan legt uit: “Op basis van het Power Automate-script en het leerplanschema kan de SharePoint-beheerder in tien minuten de omgeving instellen. In het begin zit ik ernaast en leer ik de mensen hoe het werkt, daarna draag ik het over en dan is het hun verantwoordelijkheid. Zij hebben de regie over hun werkomgeving en werkarchief.”

Kwaliteitscontrole en archivering van eindwerken

De verantwoordling van de kwaliteit van de eindwerken is cruciaal voor de hogeschool en daarom is er meestal ook een kwaliteitsmedewerker 
betrokken in dit proces. Jouke Jan legt uit: “De kwaliteitsmedewerker voert een laatste controle uit, voordat het werk op de juiste plek in SharePoint wordt gezet. We hebben geleerd om niet alles van een student in JOIN te zetten, omdat dat onnodig op de beschikbare schijfruimte drukt. Het zijn voornamelijk de eindwerken die belangrijk zijn voor het accreditatieproces, die aantonen dat kwaliteit en niveau in orde zijn en die worden vervolgens automatisch in JOIN gearchiveerd.”

Steekproef en kwaliteitscontrole met JOIN-module

Om de kwaliteit van het archief te waarborgen, voert Jouke Jan steekproeven uit op de registraties in JOIN, via de JOIN Steekproefmodule. “Bij zo’n geautomatiseerde koppeling wordt veel data overgedragen. Het enige dat je zeker wilt weten, is dat er een objectieve steekproef is die controleert of de registraties nog naar behoren worden gearchiveerd”, zegt Jouke Jan. Hiermee borgt hij de kwaliteit van de registraties en zorgt hij ervoor dat alles wat wordt gearchiveerd, daadwerkelijk te openen is, wanneer het nodig is. “Het is mooi als het ergens wordt bewaard, maar op het moment dat je het nodig hebt, moet je het kunnen openen.”

De steekproef wordt wekelijks uitgevoerd, waarbij Jouke Jan checkt of de metadata klopt, de gegevens aan de juiste student zijn gekoppeld en of het bestand geopend kan worden. “Als iets niet akkoord is, geef ik een reden op en met deze terugkoppeling zorgen we ervoor dat we intern op de juiste manier blijven archiveren.”

Overige koppelingen met JOIN

Naast de koppeling met SharePoint maakt NHL Stenden gebruik van een aantal andere systemen die integreren met JOIN, zoals SurfConext voor Single Sign-On, het Student Informatie Systeem Progress en een scanner die via WinSCP documenten in JOIN archiveert. Jouke Jan: “Deze integraties zorgen voor een efficiëntere werking van de archiveringsprocessen en verbeteren de gebruikerservaring binnen NHL Stenden.”

SurfConext biedt een Single Sign-On (SSO) functionaliteit, waarmee gebruikers eenvoudig toegang krijgen tot de systemen met één inlog. Progress, het inschrijfsysteem van NHL Stenden, is ook gekoppeld aan JOIN, en draagt zo automatisch studentgegevens over en koppelt het aan de juiste documenten. Daarnaast is er een scanner geïntegreerd die via WinSCP documenten, zoals fysieke eindwerken, direct in JOIN archiveert.

Deze koppelingen zorgen voor een efficiënter archiveringsproces, verminderen de kans op fouten en verbeteren de veiligheid en toegankelijkheid van belangrijke archiefstukken.

Draagvlak voor automatisering

Hoewel archivering niet altijd prioriteit heeft, heeft Jouke Jan het enthousiasme voor het nieuwe systeem weten te creëren. “Door bij een opleiding een pilot te draaien, hebben we gebruikers kunnen overtuigen van de vele voordelen van het systeem, vooral op het gebied van privacy, security en beheersbaarheid,” zegt Jouke Jan. “Het was zo succesvol dat meerdere opleidingen en afdelingen inmiddels met JOIN en SharePoint werken. Ik krijg het steeds drukker, want de volgende opleiding staat alweer in de rij. Nu is het zaak dat we geen slachtoffer worden van ons eigen succes, want onze capaciteit is niet dusdanig groot dat we alle opleidingen in één keer kunnen overzetten.”

Toekomst van digitaliseren bij NHL Stenden

De toekomst van digitalisering bij NHL Stenden is gericht op verdere automatisering en verbetering van de werkprocessen. Volgens Jouke Jan de Jong zal de digitale transformatie binnen de hogeschool zich steeds verder doorzetten, met als doel de efficiëntie en integriteit van het documentbeheer verder te verhogen. “De koppeling tussen SharePoint en JOIN heeft ons al veel voordelen opgeleverd, maar er is altijd ruimte voor verbetering,” zegt Jouke Jan. “Naast de opleidingen werken ook het college van bestuur (CvB), de Medezeggenschapsraad en het ambtelijk secretariaat met JOIN. Het doel is om nog meer processen te automatiseren. Dit zal niet alleen de werkdruk voor medewerkers verminderen, maar ook bijdragen aan een hogere kwaliteit en compliance van het archiefbeheer.”

Samenwerking met Doclogic

De samenwerking tussen NHL Stenden en Doclogic wordt door Jouke Jan als zeer prettig ervaren. “Naast de inhoudelijke kennis die Doclogic heeft, is het echt een meerwaarde dat je als klant wordt gehoord en geen nummer bent. Je schakelt met mensen die de organisatie al jarenlang kennen, wat het proces een stuk makkelijker maakt”, sluit Jouke Jan af.

Over NHL Stenden Hogeschool

NHL Stenden University of Applied Sciences is een hogeschool in Noord-Nederland die zich richt op praktijkgericht onderwijs en onderzoek. De instelling is ontstaan uit een fusie tussen NHL Hogeschool en Stenden Hogeschool in 2018 en heeft meerdere campussen in Nederland en wereldwijd, waaronder in Leeuwarden, Emmen, Zuid-Afrika, Thailand en Qatar. Met meer dan 23.000 studenten en ruim 2.500 medewerkers is NHL Stenden de grootste aanbieder van hoger onderwijs in Noord-Nederland.