LUMC: Stabiel archief en procesverbetering met JOIN voor drie afdelingen bedrijfsvoering

“Het oude archiefsysteem viel te vaak uit. Dat kunnen we ons als organisatie niet permitteren.”

- Laurens Schinkelshoek, Technisch Applicatiebeheerder LUMC

Het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) zocht een oplossing voor terugkerende verstoringen in Easy Archive, het systeem dat jarenlang gebruikt werd door drie belangrijke bedrijfsvoeringsafdelingen. Documenten waren niet altijd toegankelijk, containers raakten corrupt en ondersteuning vanuit de leverancier bleef achter. Voor een organisatie waar betrouwbaarheid en datatoegankelijkheid essentieel zijn, was dit een te groot risico. Daarom besloot LUMC de overstap te maken naar een stabiel, toekomstbestendig en volledig geïntegreerd archiefsysteem met Decos JOIN — inclusief een vernieuwd scan‑ en herkenproces.

DE UITDAGING

Een verouderd systeem dat niet langer voldeed

Easy Archive was jarenlang het centrale archief voor de afdelingen Trombosedienst, Financiën en Personeelszaken. Maar de laatste jaren namen de problemen toe: het archief was regelmatig niet bereikbaar, documenten ontbraken en bij corrupte containers stond het beheer machteloos. Omdat Easy Archive bovendien een gesloten systeem was, konden fouten maar beperkt worden opgelost. Dat was voor LUMC niet langer acceptabel.

De behoefte: stabiliteit boven alles

LUMC stelde een helder eisenpakket op voor een nieuw systeem:

• een stabiel archief
• integratie met PeopleSoft
• gebruik van Microsoft‑standaarden
• draaien op MSSQL
• ondersteuning voor 2,3 miljoen bestanden op diverse fileshares

De behoefte lag niet in méér functionaliteit, maar in een betrouwbare basis waar de organisatie op kon bouwen. JOIN voldeed aan al deze eisen.

DE AANPAK

Gefaseerde migratie

De migratie werd opgeknipt in twee fases:

1. Uitfaseren van Easy Archive en de introductie van JOIN als nieuw archiefsysteem.
2. Vervangen van de bestaande scansoftware (waaronder ReadSoft) door Kofax, met een strakke koppeling naar JOIN via JOIN Connect.

EEN GRONDIGE VOORBEREIDING

Er werd gestart met een functioneel ontwerp, waarna Doclogic een speciale migratietool klaarzette. LUMC was zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van de data; Doclogic beheerde JOIN en de migratietool. Door goed samen te werken, kreeg LUMC stap voor stap grip op de data: onvolkomenheden werden opgeschoond en de aanlevering werd steeds nauwkeuriger.

DE RESULTATEN

Compleet en betrouwbaar archief

Het resultaat na fase 1 was een vrijwel compleet archief, waar de stabiliteit aanzienlijk verbeterd is. Bestanden zijn sneller vindbaar dankzij de metadatastructuur van JOIN en vooral Personeelszaken profiteert van de nieuwe, overzichtelijke dossieropbouw. Waar in Easy Archive alle documenten van een personeelslid onder één registratie vielen, biedt JOIN nu structuur en duidelijkheid.

Efficiënter scannen en verwerken

Met de overstap naar Kofax is ook het scanproces drastisch verbeterd. Documenten worden nu automatisch in de juiste dossiers geplaatst en veel processen zijn volledig gedigitaliseerd. Bij Financiën bijvoorbeeld hoefden documenten niet langer uitgeprint te worden vóór ze gescand konden worden — een grote efficiencyslag.

IMPACT OP DE ORGANISATIE

Gebruiksgemak en adoptie

De impact verschilde per afdeling.

• Bij Financiën sloot de inrichting van JOIN goed aan op de bestaande werkwijze, waardoor de overgang soepel verliep.
• Bij Personeelszaken was de verandering groter: zij gingen voor het eerst echt met dossiers werken. Dat vroeg extra aandacht voor adoptie, maar resulteerde uiteindelijk in veel meer structuur.

Digitalisering die doorwerkt in de hele organisatie

Afdelingen ontdekten dat 90% van hun werk digitaal kon worden afgehandeld. Denk aan het direct importeren van e‑mailbijlagen in plaats van printen en scannen. Deze inzichten zorgden voor bredere adoptie en zelfs wekelijkse demo’s binnen het ziekenhuis. Het gebruik van JOIN breidt zich hierdoor steeds verder uit.

Samenwerking met Doclogic

LUMC omschrijft de samenwerking met Doclogic als toegankelijk, flexibel en met korte communicatielijnen. Tijdens het project werd er snel geschakeld, ook buiten reguliere werktijden. Bij uitdagingen keek Doclogic niet naar afgebakende verantwoordelijkheden, maar werd altijd gezocht naar oplossingen. Deze betrokkenheid zorgde ervoor dat een complex digitaliseringstraject soepel kon worden uitgevoerd.

Toekomst van digitaal werken bij LUMC

Met JOIN en de koppeling met PeopleSoft kan LUMC in de toekomst meer processen decentraliseren naar managers, zoals het zelf indienen en archiveren van interne formulieren. Ook speelt vernietigingsbeleid een belangrijke rol, zeker bij dossiers met patiënt‑ en personeelsgegevens. JOIN biedt hiervoor een solide basis.

Over het LUMC

Het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) is het universitair medisch centrum van Leiden en vervult een (inter)nationale rol in medische vernieuwing. Het combineert patiëntenzorg, onderzoek, onderwijs en opleiding binnen één organisatie, ontstaan uit de samenwerking tussen het Academisch Ziekenhuis Leiden en de Faculteit Geneeskunde van de Universiteit Leiden.