Skip to content
Close
SEARCH
Demo aanvragen
Demo aanvragen
header_sharepoint

SharePoint koppelen met je DMS

SharePoint en een DMS: samen sterker 

Veel organisaties gebruiken SharePoint als centrale samenwerkomgeving. Logisch: het zit standaard in Microsoft 365 en eindgebruikers werken er prettig in. Maar SharePoint is geen volwaardig Document Management Systeem. Voor structureel documentbeheer met metadata, versiebeheer, retentietermijnen en compliance heb je meer nodig. 

Doclogic koppelt SharePoint aan JOIN DMS. Eindgebruikers blijven in hun vertrouwde SharePoint-omgeving werken, terwijl documenten op de achtergrond centraal worden beheerd in het DMS. Resultaat: het beste van beide werelden.

Het verschil tussen SharePoint en een DMS?

SharePoint-Symbol-1-1
logo-full-iso (2)
Primaire focus
Samenwerken & delen
Beheren & borgen
Metadata
Beperkt
Diepgaand & afdwingbaar
Versiebeheer
Basis
Uitgebreid met audittrail
Retentietermijnen
Beperkt
Volledig automatisch
Workflows
Power Automate
Geavanceerde workflow-engine
Compliance
Vereist inrichting
Standaard ingericht

*SharePoint is ontworpen voor samenwerking, terwijl een DMS is gericht op gestructureerd documentbeheer. Door beide te integreren, combineer je flexibiliteit en controle in één werkomgeving.

Hoe werkt de SharePoint-koppeling?

De koppeling is ontworpen om eindgebruikers zo min mogelijk te belasten. Op het scherm verandert er nauwelijks iets, onder de motorkap wordt elk document keurig opgenomen in het DMS-regime.

 

  • Werken vanuit SharePoint 

Eindgebruikers openen documenten in SharePoint zoals ze gewend zijn. Op de achtergrond worden ze opgeslagen en beheerd in JOIN DMS.

  • Audit trail en rechten

Alle activiteiten worden gelogd in het DMS. Wie heeft wat gezien, gewijzigd of gedeeld. Toegangsrechten worden centraal beheerd.

  • Automatische metadata

Bij het opslaan in SharePoint wordt automatisch metadata toegevoegd op basis van de regels uit het DMS. Geen losse formulieren invullen, alles gebeurt geautomatiseerd. 

  • Centrale retentie en archivering

Het DMS bewaakt bewaartermijnen op alle documenten, ook op die in SharePoint. Lees meer over digitaal archiveren.

  • Eén zoekfunctie voor alles

Vanuit het DMS doorzoek je alle documenten in SharePoint, mailboxen, vakapplicaties en het archief tegelijk. Eén zoekopdracht, één resultaat.

Digitaal ondertekenen vanuit SharePoint

SharePoint is voor veel organisaties dé plek waar documenten leven. Contracten, offertes, formulieren, interne goedkeuringen: allemaal in SharePoint. Logisch dus dat je ook wilt kunnen ondertekenen zonder die omgeving te verlaten. Met de Doclogic-koppeling start je een ondertekenflow direct vanuit een SharePoint-bibliotheek, via ValidSign of DocuSign. Het ondertekende document komt automatisch terug op dezelfde plek, voorzien van audittrail en metadata.
Document selecteren in SharePoint 
Klik in een SharePoint-bibliotheek op een document en kies "Versturen ter ondertekening".
Ondertekenaars en velden bepalen

Voeg interne of externe ondertekenaars toe. Bepaal de volgorde, plaats handtekeningvelden en stel een deadline in.

Versturen via ValidSign of DocuSign 
Ondertekenaars ontvangen een e-mail met veilige link. Identificatie kan via e-mail, SMS-code of iDIN.
Automatische retour in SharePoint

Het ondertekende document komt automatisch terug in dezelfde SharePoint-bibliotheek, inclusief audittrail en verzegeling tegen wijzigingen achteraf.

Use cases voor de SharePoint-koppeling 

De SharePoint-koppeling wordt door klanten ingezet voor uiteenlopende doeleinden. Vier veelvoorkomende toepassingen. 

   Samenwerken aan gevoelige documenten

Teams werken samen in SharePoint, terwijl het DMS bewaakt wie toegang heeft en wat er met gevoelige content gebeurt. 

 

  Klantcontracten ondertekenen

Stuur een contract vanuit SharePoint naar de klant via ValidSign of DocuSign. Het ondertekende exemplaar komt automatisch terug in het juiste dossier, met audittrail. 

  

  Compliance op orde houden 

Klantgegevens, contracten en kwaliteitsdocumenten centraal geborgd, terwijl gebruikers werken in SharePoint. 

  

  Archivering zonder denken

Wanneer een document zijn actieve fase voorbij is, wordt het automatisch overgeheveld naar het archief. Zonder dat de eindgebruiker er iets aan hoeft te doen. 

kennisbank_centerone_header

Veelgestelde vragen

Vervangt jullie DMS SharePoint?

Nee. We koppelen aan SharePoint, we vervangen het niet. Voor de meeste organisaties is dat de meest praktische aanpak: SharePoint blijft de plek waar mensen samenwerken, het DMS zorgt voor structuur en compliance op de achtergrond.  
Werkt dit ook met SharePoint Online? Ja. De koppeling werkt zowel met SharePoint Online (Microsoft 365) als met on-premises SharePoint.  
Wat doet dit met de SharePoint-licenties? Niets. Bestaande SharePoint-licenties blijven gewoon werken. Aan de DMS-kant komen JOIN DMS-licenties bij.
Kunnen we Teams ook integreren? Ja, Doclogic biedt ook een Microsoft Teams-integratie die naadloos samenwerkt met de SharePoint-koppeling.  

Aan de slag

Plan een demo en ontdek hoe Doclogic SharePoint koppelt aan een volwaardig DMS. We laten zien hoe het werkt in jouw omgeving. 
Vraag een demo aan