Skip to content
Close
SEARCH
Demo aanvragen
Demo aanvragen
bg-business-couple-from-top-1116851186

Digitaal ondertekenen: snel, veilig en rechtsgeldig

Wat is digitaal ondertekenen? 

Digitaal ondertekenen is het juridisch geldig ondertekenen van een document zonder pen en papier. In plaats van printen, tekenen en weer scannen, plaats je een digitale handtekening die voldoet aan de eIDAS-verordening. Dat is sneller, veiliger en bespaart je flink wat papierwerk. 

Een digitale handtekening is in de meeste gevallen even rechtsgeldig als een natte handtekening. Voor contracten, offertes, verlofbriefjes, leveranciersovereenkomsten en interne goedkeuringen werkt het uitstekend. 

Hoe werkt digitaal ondertekenen bij Doclogic? 

Doclogic koppelt je DMS aan bewezen ondertekenoplossingen zoals ValidSign en DocuSign. Het ondertekenproces verloopt in vier stappen en duurt meestal minuten in plaats van dagen. 

1
Document selecteren in je DMS
Kies het document dat ondertekend moet worden, direct vanuit je vertrouwde werkomgeving. 
2
Ondertekenaars toevoegen
Voeg interne of externe partijen toe en bepaal de volgorde waarin ze tekenen. 
3
Versturen en ondertekenen
De ondertekenaars ontvangen een e-mail met een veilige link en zetten hun handtekening digitaal. 
4
Automatisch terug in DMS
Het ondertekende document komt automatisch terug op de juiste plek in je DMS, met audittrail en alles erop en eraan. 

PDF digitaal ondertekenen

PDF is veruit het meest gebruikte formaat voor zakelijke documenten. Logisch dus dat veel mensen specifiek zoeken naar het digitaal ondertekenen van PDF's. Bij Doclogic werkt dat exact volgens hetzelfde proces als hierboven: je selecteert de PDF in je DMS, voegt ondertekenaars toe en de getekende versie komt automatisch terug. 

Na ondertekening is de PDF verzegeld. Elke wijziging achteraf maakt de handtekening ongeldig. Daarmee heb je niet alleen een juridisch geldig document, maar ook een aantoonbaar onveranderd document. Naast PDF kun je ook Word-bestanden en webformulieren digitaal laten ondertekenen. 

trainingen_seneca

Waarom digitaal ondertekenen via Doclogic?

Er zijn veel ondertekenoplossingen op de markt, ook losse tools. De toegevoegde waarde van Doclogic zit in de integratie: tekenen wordt onderdeel van je documentstroom in plaats van een losse handeling.

  • Rechtsgeldig en compliant
  • Onze koppelingen voldoen aan eIDAS en de AVG. Audit-proof voor accountants en juristen
  • Geïntegreerd in je werkomgeving
  • Geen losse tool naast je DMS, maar volledig geïntegreerd. Tekenen, opslaan en archiveren in één flow
  • Werkt vanuit SharePoint en Teams
  • Ook als je primair vanuit SharePoint of Microsoft Teams werkt, kun je direct ondertekenen
  • Snel en gebruiksvriendelijk
  • Een gemiddeld ondertekentraject van 5 dagen wordt teruggebracht naar enkele uren
kennisbank_centerone_header

Waarom kiezen voor Doclogic?

We bestaan al ruim 20 jaar en hebben in die tijd honderden implementaties gedaan in onderwijs, zorg en bij overheidsorganisaties. Onze consultants kennen niet alleen de software, maar ook de wet- en regelgeving en de werkprocessen in jouw sector. Dat scheelt tijd in de implementatie en risico op fouten achteraf. 

Veelgestelde vragen over DMS-software

Wat is het verschil tussen een DMS en SharePoint?  SharePoint is een samenwerkingsplatform met documentopslag, maar geen volwaardig DMS. Voor structureel documentbeheer met metadata, retentietermijnen en compliance heb je aanvullende functionaliteit nodig. Doclogic koppelt SharePoint moeiteloos aan een volwaardig DMS. 
Wat is het verschil tussen een DMS en een zaaksysteem?  Een DMS richt zich op het beheren van documenten als zelfstandige objecten met versies, metadata en rechten. Een zaaksysteem organiseert documenten rondom een zaak of dossier, vooral bekend in de overheidscontext. Doclogic richt zich op documentbeheer voor kennisintensieve organisaties. Voor zaakgericht werken binnen de overheid is Decos de specialist. 
Hoe lang duurt een DMS-implementatie?  Dat hangt af van je organisatie en complexiteit. Een gemiddelde implementatie duurt 3 tot 9 maanden. We werken in fases: intake, inrichting, migratie, go-live en nazorg. 
Wat kost een DMS?  De kosten zijn afhankelijk van het aantal gebruikers, gewenste functionaliteit en koppelingen. Vraag een vrijblijvende offerte aan voor een prijsindicatie op maat. 

Vraag een demo aan

Vraag een demo aan en ontdek hoe het DMS van Doclogic jouw organisatie efficiënter maakt. 
Vraag een demo aan