Skip to content
Close
SEARCH
Demo aanvragen
Demo aanvragen
wmebv_checklist_header

Documenten anonimiseren

Persoonsgegevens in documenten veilig en gecontroleerd afschermen, voordat je ze deelt, publiceert of archiveert. Voor organisaties in de zorg, juridische dienstverlening, HR en het bedrijfsleven.

Plan een demo

Waarom anonimiseren lastiger is dan het lijkt

Een zwart vlak over tekst in Word of een pdf-editor lijkt veilig, maar vaak staat de tekst er gewoon nog onder. Eén keer kopiëren en plakken, en de gegevens zijn weer leesbaar. Daarnaast kost handmatig anonimiseren veel tijd en gaat het snel mis, zeker bij grote dossiers of als meerdere medewerkers eraan werken. En één gemiste naam kan al een datalek zijn.

JOIN Anonimiseren helpt je sneller en consistenter te anonimiseren, terwijl je zelf de controle houdt. Het werkt als zelfstandige oplossing en is via een webservice te koppelen aan het document- of dossiersysteem dat je al gebruikt.

Hoe JOIN Anonimiseren werkt

JOIN Anonimiseren vindt persoonsgegevens in je documenten en markeert ze automatisch. Jij controleert de voorstellen, daarna worden de markeringen onomkeerbaar afgeschermd. Wat afgeschermd is, krijgt niemand meer te zien.

decision
Automatische herkenning

Herkent onder andere namen, burgerservicenummers, adressen, geboortedata, telefoonnummers, e-mailadressen, IBAN's en kentekens. Je breidt de herkenning eenvoudig uit met eigen termen, zoals patiënt-, polis- of dossiernummers.
file-lock
Denkt met je mee
Gegevens die je vrijwel altijd afschermt, zoals namen en adressen, zet JOIN Anonimiseren alvast klaar. Dat scheelt klikwerk, en terugdraaien kan altijd. Wil je grote hoeveelheden documenten volledig automatisch verwerken? Ook dat kan.
team
Jij houdt de controle
Voordat een afscherming definitief wordt, bekijkt een medewerker de voorstellen. Aanvullen of corrigeren is zo gedaan. Zo bepaal jij de uitkomst, niet de software.
inspection
Weg is echt weg
Na bevestiging verdwijnt de onderliggende tekst écht uit het document, anders dan bij een zwart vlak in een pdf-editor. Hoe de afscherming eruitziet bepaal je zelf: zwarte balken, een andere opmaak of een vervaagd vlak.
transcription
Toegankelijk resultaat
Het document blijft een tekstdocument, geen afbeelding. De rest van de tekst blijft doorzoekbaar, selecteerbaar en voorleesbaar. Ook de tekstlaag onder de afscherming is geanonimiseerd, zodat voorleessoftware nooit afgeschermde gegevens uitspreekt.
collaboration chain 00415b
Centrale regie, lokale flexibiliteit
Stel centraal vast hoe je organisatie anonimiseert, en geef afdelingen of teams ruimte om instellingen af te stemmen op hun eigen werk. Bijvoorbeeld per afdeling, klant of type dossier.

Onze visie op AI bij anonimiseren

Bij anonimiseren is één gemiste naam al een datalek. Daarom stellen we een eis aan de herkenning die generatieve AI van nature niet waarmaakt: dezelfde input geeft altijd dezelfde output, en van elke afscherming kun je achteraf uitleggen waarom die er staat.

Generatieve modellen werken op waarschijnlijkheid. Ze zijn niet reproduceerbaar en niet volledig uitlegbaar. Moet je een afscherming verantwoorden aan een toezichthouder, een cliënt of een rechter, dan is dat een risico dat wij niet bij jou neerleggen. Dat geldt ook voor een model in eigen beheer: waar een model draait, verandert niets aan hoe het tot een antwoord komt.

De kern van JOIN Anonimiseren draait daarom op vaste patronen, woordenlijsten en instelbare blacklists en whitelists, met altijd een medewerker die het resultaat vaststelt. AI onderzoeken we als extra paar ogen náást die basis: optioneel en standaard uitgeschakeld, zodat jij bepaalt of het een rol speelt.

Anonimiseren in jouw sector

Persoonsgegevens afschermen speelt in elke organisatie, maar de documenten en de risico's verschillen per sector.
Zorg@1x Zorg

Patiëntdossiers, verslagen en correspondentie bevatten gevoelige gezondheidsgegevens. Deel je documenten voor onderzoek, klachtenbehandeling of overdracht, dan wil je zeker weten dat alleen de juiste informatie zichtbaar is.

  
Juridische dienstverlening@1x Juridische dienstverlening

Processtukken, contracten en dossiers voor due diligence bevatten gegevens van cliënten en derden. JOIN Anonimiseren helpt je die consequent af te schermen, met een resultaat dat je kunt verantwoorden.

  
HR@1x HR

Personeelsdossiers en verslagen van interne onderzoeken deel je liever niet ongefilterd. Scherm namen en persoonlijke details af voordat documenten intern of extern worden gedeeld.

  
Verzekeraars en financieel@1x Verzekeraars en financiële dienstverlener

Schadedossiers en klantcorrespondentie gaan langs experts, advocaten en andere partijen. Anonimiseer wat niet gedeeld hoeft te worden, zonder het dossier handmatig door te lopen.

  
Onderzoek en onderwijs@1x Onderzoek en onderwijs Interviewtranscripten, onderzoeksrapporten en scripties bevatten vaak herleidbare gegevens. Anonimiseer ze voordat je publiceert of deelt met andere onderzoekers.  
Verzekeraars en financieel@1x-1 AVG inzageverzoeken Vraagt iemand zijn persoonsgegevens op, dan moet je de gegevens van anderen in dezelfde documenten afschermen. JOIN Anonimiseren maakt dat sneller en zorgvuldiger.  

Flexibel inzetbaar

JOIN Anonimiseren is beschikbaar als webservice. Daarmee koppel je het aan vrijwel elk bestaand systeem: je documentmanagementsysteem, je dossiersysteem of je eigen applicaties. Documenten gaan van je eigen omgeving naar JOIN Anonimiseren en weer terug, zonder dat medewerkers bestanden handmatig hoeven te verplaatsen.

Benieuwd hoe dat werkt met jouw systemen? Plan een gesprek, dan bekijken we samen de mogelijkheden.

123453

Wat JOIN Anonimiseren oplevert

JOIN Anonimiseren is gemaakt voor organisaties die regelmatig documenten met persoonsgegevens delen, publiceren of archiveren. Vier situaties waarin het het meeste oplevert.

  • Grote hoeveelheden documenten

Werk je met omvangrijke dossiers of veel documenten tegelijk? Automatische herkenning bespaart je veel handwerk.

  • Verantwoording en controle

Geen black box, maar een tool waarin elke afgeschermde term traceerbaar is. Handig als je moet kunnen uitleggen wat je hebt afgeschermd en waarom.

  • Geen verplichte AI

Voor organisaties die vertrouwelijke documenten niet door een generatief model willen laten beoordelen, extern of in eigen beheer.

  • Koppeling met je eigen systemen

Gebruik je al een document- of dossiersysteem? Via de webservice sluit JOIN Anonimiseren aan op je bestaande werkwijze.

Veelgestelde vragen

Is een zwart vlak in een pdf genoeg om gegevens af te schermen?

Vaak niet. Veel pdf- en tekstprogramma's leggen alleen een vlak óver de tekst, terwijl de tekst eronder blijft staan. Door te kopiëren, te zoeken of het vlak te verschuiven zijn de gegevens dan weer leesbaar. JOIN Anonimiseren verwijdert de onderliggende tekst echt, ook uit de tekstlaag.
Wat is het verschil tussen anonimiseren en pseudonimiseren?

Anonimiseren is onomkeerbaar: de gegevens zijn niet meer te herleiden. Pseudonimiseren is omkeerbaar: gegevens worden vervangen door codes die met een sleutel weer leesbaar zijn. Pseudonimiseren past bijvoorbeeld bij onderzoek waarin je deelnemers later nog moet kunnen terugvinden. Deel je documenten met anderen of publiceer je ze, dan kies je meestal voor anonimiseren.
Helpt JOIN Anonimiseren bij AVG-compliance? Ja. JOIN Anonimiseren is ontwikkeld om organisaties te ondersteunen bij het zorgvuldig afschermen van persoonsgegevens. Omdat elke afscherming traceerbaar is, kun je altijd laten zien welke gegevens je hebt afgeschermd en waarom.
Welke gegevens herkent JOIN Anonimiseren? Onder andere namen, burgerservicenummers, adressen, geboortedata, telefoonnummers, e-mailadressen, IBAN's en kentekens. Je breidt de herkenning uit met termen die voor jouw organisatie belangrijk zijn, zoals patiënt-, klant- of polisnummers.
Gebruikt JOIN Anonimiseren AI?

De herkenning werkt op vaste, controleerbare regels en niet op generatieve AI, zodat resultaten reproduceerbaar en uitlegbaar blijven. Waar we AI inzetten, is dat altijd aanvullend op die basis, per project instelbaar en standaard uitgeschakeld.
Kan ik JOIN Anonimiseren koppelen aan ons eigen systeem?

Ja. JOIN Anonimiseren is beschikbaar als webservice en is daarmee te koppelen aan vrijwel elk bestaand document- of dossiersysteem.

Aan de slag met anonimiseren

Wil je zien hoe JOIN Anonimiseren werkt met jouw documenten? Plan een demo of adviesgesprek met een van onze consultants. We laten je graag zien hoe je persoonsgegevens sneller en betrouwbaarder afschermt.
Vraag een demo aan
Bekijk onze oplossingen